Schriftelijke vraag

Procedureel betrekking hebbende opartikel 35 RvO

 
Naam lid van de Raad:  Margriet Visser en Jan Willem Elferink

Fractie:  EA en PVV

Datum:  30 april 2020

Datum van beantwoording (3 weken na ontvangst):  25 mei 2020

Onderwerp:  aanvullende vragen n.a.v. beantwoording eerder gestelde vragen inzake het opvragen van medische gegevens door het college

Svp in het beantwoordingsformulier zowel de vragen als de eventueel toelichtende tekst van de vragensteller overnemen !

Voorafgaand aan de aanvullende vragen willen EA en PVV opmerken dat zij de beantwoording van de vragen ver ondermaats vinden. We hopen nu dan ook op een betere beantwoording van de vragen.

Ook willen wij opmerken dat wij de vragen die nu niet beantwoord zijn onder verwijzing naar het jaarverslag alsnog beantwoord willen zien. In 2019 heeft EA reeds advies gevraagd( bureau Olaf Schuwer) i.v.m. dezelfde manier beantwoording met verwijzing naar het jaarverslag door de KC. Het bureau Olaf Schuwer heeft toen aangegeven dat het college verplicht is om de vragen te beantwoorden (zogeheten “passieve inlichtingenplicht”). Per slot stellen wij deze vragen om onze controlerende rol uit te voeren en zijn raadsleden geen spoorzoekers!

Aanvullende vragen (A tot en met R) vindt u hieronder cursief en in blauw bij de eerder gestelde vragen (incl. eerdere beantwoording):

Corsanummer: 2000029777

Enschede Anders en Partij voor de Vrijheid hebben het college vragen gesteld over het opvragen van medische gegevens door het college.

Bij de beantwoording van deze artikel 35 vragen, heeft de Klachtencommissaris laten weten dat er 4 klachten over de schending van de privacy, als gevolg van het opvragen van medische gegevens, waren ingediend. Er is dus geen sprake van “ een incident.”

Ook werd door de Klachtencommissaris (KC) bij de beantwoording aangegeven dat zij naar aanleiding van deze klachten een eigen onderzoek ging doen.

Uit het krantenartikel van dinsdag 3 maart 2020 ’Wethouder is uitleg verschuldigd” blijkt dat de KC besloten heeft  geen eigen onderzoek te doen. Enschede Anders en de PVV hebben naar aanleiding van het voorgaande de volgende vragen: In eerste instantie zou het onderzoek in samenwerking worden uitgevoerd door de KC en de functionaris persoonsgegevens (FG). “Voortschrijdend inzicht” heeft er toe geleid dat er toch vanwege de verschillende posities en verantwoordelijkheden met gescheiden rapportages  wordt gekomen.

Op 12 maart 2020 zijn bij de raadsgriffie vragen binnen gekomen van mevrouw Margriet Visser-Voorn van de fractie Enschede Anders en de heer Jan Willem Elferink van de fractie Partij voor de Vrijheid gericht aan de voorzitter van de Raad op grond van ex artikel 35 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad. Het college van Burgemeester en Wethouders beantwoordt de vragen als volgt.

Betreffende beantwoording schriftelijke vragen van mevrouw Margriet Visser-Voorn (Enschede Anders) en de heer Jan Willem Elferink (Partij voor de Vrijheid) inzake opvragen medische gegevens PC.

1.We mogen aannemen dat posities en verantwoordelijkheden vanaf begin duidelijk waren, maar toch werd de keuze gemaakt om samen op te trekken. Waarom eigenlijk?

In eerste instantie leek er veel overlap te zitten in de onderzoeken van de KC en de FG, vanuit het uitgangspunt dat het om dezelfde klacht ging. Ook overlapt het toetsingskader elkaar grotendeels. De FG toetst aan de AVG-normen (Artikel 5 AVG beginselen inzake verwerking van persoonsgegevens) en de KC aan behoorlijkheidsnormen van de Nationale ombudsman.

2.Ondanks de toezegging van de KC is er geen eigen onderzoek verricht. Wat was de reden van het “voortschrijdend inzicht” en wat was de reden dat de KC heeft besloten geen eigen onderzoek te verrichten?

Na een gezamenlijke start bleek het onderzoek van de FG breder te zijn dan de specifieke klacht. Om de klacht de aandacht te geven die het verdient is ervoor gekozen om de rapportages te scheiden. De Klachtencommissaris (KC) rapporteert over de specifieke klacht. Het lag naast het onderzoek dat de KC verricht heeft in het kader van de klachtbehandeling verder niet in de rede om een breder eigen onderzoek voort te zetten omdat de FG voor deze specifieke materie de aangewezen toezichthouder is. Aangezien onafhankelijke toezichthouders zelf de wijze en invulling van hun onderzoek bepalen en de wijze waarop erover gecommuniceerd wordt zijn deze keuzes aan hen en niet aan het college.

Aanvullende vraag bij beantwoording vraag 1 en 2

Volgens de beantwoording van het college bepalen de toezichthouders zelf de wijze waarop zij het onderzoek doen en hoe erover gecommuniceerd wordt.

EA en PVV begrijpen dit, maar vragen zich toch af waarom de toezichthouders überhaupt besloten hebben om in dit onderzoek samen op te trekken. Zoals uit de beantwoording blijkt, toetst de FG aan de AVG-normen en de KC aan de behoorlijkheidsnormen. De FG is niet alleen toezichthouder maar dient het college ook te adviseren over het AVG proof werken.

A) Heeft de KC bij het gezamenlijk optrekken met de FG er ook rekening mee gehouden dat de FG als toezichthouder/adviseur van het college ook onderdeel van de klacht zou kunnen uitmaken? (FG ziet nl. op naleving van AVG proof werken)

B) Als toezichthouders samen optrekken, wie houdt dan toezicht op wie?

3. Wat is er gebeurd met de overige 3 klachten over schending van privacy in verband met opvragen medische gegevens, die bij het klachtencommissariaat kenbaar zijn gemaakt( zie beantwoording artikel 35 vragen)? Ook deze klachten waren reden van onderzoek gaf de KC aan in de beantwoording van de artikel 35 vragen.

De klachtencommissaris heeft deze klachten via de informele aanpak afgehandeld. De klachten heeft de FG meegenomen in zijn algemene onderzoeksvragen voor de organisatie.

4. Welk reactie hebben de 3 belanghebbenden van de KC ontvangen?

Bij de informele aanpak kijken we samen met klagers en de vakafdeling of er een oplossing mogelijk is van de problemen waar verzoekers tegen aan lopen. De reactie die klagers krijgen is dat de klacht d.m.v. van interventie van de KC of door de vakafdeling opgelost is.

5. Waarom zijn deze klachten niet bij het onderzoek van de FG betrokken, als je toch in het begin samen optrekt?

Zie antwoord vraag 2, 3 en 4.

Aanvullende vraag bij beantwoording vraag 3,4 en 5

Volgens de KC zijn 3 van de 4 klachten die bij haar ingediend zijn informeel afgehandeld en heeft zij daarom haar onderzoek beperkt tot 1 klacht. De FG heeft de overige 3 klachten, schending privacy medische gegevens, volgens de KC meegenomen in zijn onderzoek naar de organisatie. De FG geeft in zijn rapport aan dat de aanleiding van zijn onderzoek het gevolg was van 1 casus en dat slechts in dit ene geval sprake was van overtreding van de AVG.

C) Als het onderzoek van de FG op 1 casus gebaseerd is, wat heeft de FG dan gedaan met de 3 overige klachten, schending privacy medische gegevens die zijn aangedragen door de KC?

D) Waren de 3 klachten trouwens gegrond/ ongegrond etc.?

E) En bij welke programma’s hebben de klachten zich voorgedaan?

6. Er is ook een toezegging dat er een onderzoek naar “Veelaanvragers” ( mensen die steeds weer een aanvraag bijstand moeten indienen ) opgestart is. Wanneer is dit onderzoek gereed?

Het verschil tussen ambitie en capaciteit heeft ervoor gezorgd dat dit onderzoek in 2019 (nog) niet gestart is. De KC heeft zijn zorg over deze groep wel bij W&I kenbaar gemaakt en staat nog steeds op de  onderzoeksagenda van de KC. De afdeling W&I heeft zijn medewerking hieraan al toegezegd.

Aanvullende vraag beantwoording vraag 6

Rond Zomernota 2019 is aangegeven dat het onderzoek naar de veelaanvragers, de zgn. “luchthappers” zoals het onderzoek werd genoemd, al was gestart. Nu wordt gezegd dat dit onderzoek nog niet gestart is.                                                                                                                     

F) Als een onderzoek reeds is gestart en nu niet meer, wat is er dan gebeurd? Graag een nadere toelichting!                                                                                                                                                                                                              

G)  Hoeveel dossiers onderzoekt de KC  bij W&I en hoe ziet dat gezamenlijke onderzoek eruit?

H) Wat maakt dat nu geen zelfstandig onderzoek wordt uitgevoerd?

7. In art. 4 van de algemene bepalingen ( klachtenverordening) staat dat klachten overeenkomstig Titel 9.1 van de Wet Algemeen Bestuursrecht worden behandeld. In art. 9.11 van de Awb staat dat het bestuursorgaan de klacht binnen 10 weken na ontvangst van het klaagschrift dient af te handelen.

De behandeling van de onderzochte klacht heeft bijna 1 jaar geduurd. Wat was de reden dat de afhandeling van de klacht zo lang heeft geduurd?  Personeel tekort kan het niet zijn, want tijdens de Zomernota 2020 werd aangegeven dat er wel 28.000 euro bespaard kon worden op het klachtencommissariaat en er personeel genoeg was.

In artikel 9.8 van de Awb staat dat het bestuursorgaan niet verplicht is een klacht te behandelen zolang de bezwaar of beroepsprocedure openstaat. Dit heeft invloed gehad op de ingangsdatum van de termijn. Ook mag klachtbehandeling met instemming van de klager langer duren dan de wettelijke termijn. Verzoeker wist dat het onderzoek lang(er) zou duren dan gebruikelijk en was daarmee akkoord. Daarnaast was de klacht gegrond verklaard door de FG, er was al een uitspraak op de klacht.

Zoals de KC zelf aangeeft is het college niet verplicht een klacht in behandeling te nemen zolang bezwaar en beroepsprocedure openstaat. EA en PVV begrijpen dat niet verplicht hier betekent, dat het college de klacht in behandeling kan nemen ook als een bezwaar en beroepsprocedure openstaat. Wanneer wel of niet konden wij niet in de wet , de Klachtverordening of op de website van de KC terugvinden.                                                                                                                           

J) Wat maakt dat de KC de klacht ondanks een bezwaar en beroepsprocedure toch in behandeling heeft genomen?                                                                                                                                                                                 K) Is de klacht in de bezwaar en beroepsprocedure door de Bezwaarcommissie meegenomen? Zo niet, waarom is dit niet gebeurd? Zo ja, wat was het oordeel van de Bezwaarcommissie en wat maakt dat de KC  en de FG de klacht dan opnieuw hebben beoordeeld?  Hebben 3 partijen nu los van elkaar de klacht beoordeeld?                                                                                                                                                                                                                                               L) Hoeveel klachten heeft de KC in 2018 en 2019 ondanks een bezwaar en beroepsprocedure in behandeling genomen?             

8. De lange behandeltermijn baart EnschedeAnders en de PVV  zorgen. Zo rijst de (vraag of klachten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld. In de klachtverordening art. 6 lid 6 staat, dat er indien geen minnelijke oplossing mogelijk is, de klacht ter advisering wordt voorgelegd aan de KC. Hoeveel klachten zoals genoemd bij art. 6 lid 6 heeft de KC in 2018 en 2019 behandeld?

In 2019: 272                                                                                                                                                                         In 2018: 289

Aanvullende vraag bij beantwoording vraag 8                                                                                                                M) Begrijpen wij het goed dat de Klachtencommissaris in 2018 289 en 2019 272 klachten met een advies aan het college voorgelegd heeft? Hier wordt bedoeld het aantal klachten dat door de Klachtencommissaris zelf is afgehandeld, zoals in artikel 6 lid 6 van de klachtverordening is genoemd en waarover zij zelf geadviseerd heeft (De zgn. klachten waar geen minnelijke oplossing voor mogelijk is zoals bv in deze casus en in de casus van Het Getfertplein).                                                                                                                                                             N) Zijn de adviezen openbaar? Zo ja, waar kunnen we de adviezen vinden? Zo nee, waarom zijn ze niet openbaar?                                                                                                                                                                     

9. Wat was de behandeltermijn van deze klachten?                                                                                                                                         In 2019 werd in 89% van de gevallen wordt de wettelijke termijn van 10 weken gehaald. In 2018 was dat 87 %

Aanvullende vraag bij beantwoording vraag 9                                                                                                                                                   O) EA en PVV zien alsnog de beantwoording van deze vraag over 2018 en 2019. Niet in percentages maar in weken of ontvangt anders de (geanonimiseerde) adviezen van de KC aan het college inzake klachten over 2018 en 2019 waarin terug te lezen is wanneer een klacht ingediend is en de behandeling daarvan beëindigd is.

10. Waar hadden deze klachten betrekking op? ( Waar gingen ze over?)                                                                                           De klachtencommissaris komt voor wat betreft deze informatie binnenkort met haar jaarverslag 2019.

11. Wat was het oordeel / advies (gegrond, ongegrond) van de KC bij deze klachten?                                                             Zie het binnenkort te verschijnen jaarverslag 2019.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

12. Wat heeft het college met deze oordelen en adviezen van de KC gedaan? ( overgenomen, verworpen, gedeeltelijk overgenomen). Graag per klacht specificeren.                                                                                                                            Zie het binnenkort te verschijnen jaarverslag 2019.

Aanvullende vraag bij beantwoording vraag 10,11 en 12                                                                                                                        P) We zien graag alsnog de beantwoording van vraag 10,11 en 12 en geen verwijzing naar het jaarverslag 2019. 

Vragen over brief college aan belanghebbende / gemachtigde en advies KC

Het college geeft in de afhandelingbrief (excuusbrief) aan dat hij de KC opdracht heeft gegeven om de klacht te onderzoeken. Voor zover EnschedeAnders en de PVV weten is de klacht door belanghebbende en haar gemachtigde ingediend bij de KC en niet bij het college.

13. Wat maakt dat het college in zijn brief aan belanghebbende aangeeft dat het college de KC opdracht heeft gegeven onderzoek te doen naar de klacht, terwijl de klacht bij de KC is ingediend?

Het is terecht dat u deze vragen stelt. De formulering zoals in de brief aan de inwoner is opgenomen is onjuist en komt niet overeen met de feitelijke situatie. De klacht is bij de KC ingediend, die daar onafhankelijk onderzoek naar heeft gedaan. Er is dus geen sprake van een opdracht van het college. Dat dit ten onrechte toch in de brief is gezet komt doordat, nadat de KC haar onderzoek had afgerond, de uitkomst daarvan is voorgelegd aan het college en het college vervolgens de ambtelijke organisatie opdracht heeft gegeven de betreffende inwoner excuses aan te bieden en te informeren over de uitkomst van het onderzoek. De ambtelijke stellers van de brief hebben vervolgens de term ‘onderzoek in opdracht van het college is opgenomen. Doordat de kern van de brief het aanbieden van excuses en het toesturen van het rapport van de KC was, is in de verdere afhandeling van de brief geen aandacht meer gegeven aan deze formulering. Dat dit onjuist is, is nadat hier een melding van Sociaal Hart over kwam ook al besproken met de stellers. Ook Sociaal Hart is direct geïnformeerd dat dit onjuist was.

14. Hoe luidde de opdracht van het college dan aan de KC?                                                                                    Zie vraag 13.

Uit het advies van de KC blijkt dat de gemeente zich naast schending van de privacy ook schuldig heeft gemaakt aan overschrijding van andere behoorlijkheidnormen o.a. :                                                                                                   + Geen goede informatievoorziening / zorgvuldigheid ( vrijstelling arbeidsverplichtingen, ook mogelijk bij aanwezigheid van kind jonger dan 5 jaar en dat niet inleveren medische gegevens geen gevolgen heeft voor de aanvraag van bijstand)

+ Opslaan van gegevens door de gemeente dat in het kader van de AVG niet is toegestaan.

15. Schendingen van de behoorlijkheidnorm worden door de KC genoemd in het advies, maar waarom worden er geen conclusies en aanbevelingen hierover gedaan?                                                                                                     Het is bij klachtbehandeling gebruikelijk dat een klacht aan 1 of hooguit 2 normen wordt getoetst en niet aan allemaal. Voor de toetsing wordt de zwaarste norm genomen. De norm respecteren van grondrechten is één van de zwaarste normen die er is. Daarnaast heeft de KC onder deze norm in het 4e advies aangegeven dat de informatievoorziening beter moet, in het 3e advies dat vraagstelling heel zorgvuldig moet gebeuren en in het 1e advies dat de gemeente zich aan de normen van de AVG moet houden.

Aanvullende vragen bij beantwoording 15                                                                                                                                                       De KC geeft aan klachten aan 1 of hooguit 2 behoorlijkheidsnormen te toetsen en dat voor de toetsing de zwaarste norm gehanteerd wordt.

De Nationale ombudsman (NO) kent 22 behoorlijkheidsnormen. De NO is van mening dat een klacht getoetst dient te worden aan alle normen en niet slechts aan de zwaarste en maar maximaal aan 2 behoorlijkheidsnormen.

In de klachtverordening  wordt geen limiet voor de behoorlijkheidsnormen genoemd.                                                                             Q) EA  en PVV willen daarom weten waarom er maar aan maximaal 2 normen per klacht wordt getoetst en waarom in deze casus geen oordeel en aanbeveling is gegeven voor de andere geschonden behoorlijkheidsnormen door de gemeente?

Verder vragen EA en PVV zich af of door deze werkwijze ( toetsen aan maximaal 2 normen)het jaarverslag  2018 en 2019 van de KC wel een goed beeld geeft van alle geschonden behoorlijkheidsnormen door de gemeente.  

R) Graag reactie hierop?                                                                                                                                                    

Margriet Visser          Jan Willem Elferink

EnschedeAnders        PVV

Deel dit bericht via